Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir, Nota-Tax KlG, schützenswerte Daten unserer Klienten bearbeiten.
1. Verantwortung für die Bearbeitung von schützenswerten Daten
Bei Fragen über unseren Umgang mit schützenswerten Daten oder sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen sind wir unter folgender Adresse erreichbar:
Nota-Tax KlG
Lotzwilstrasse 26
4900 Langenthal
Wir weisen darauf hin, wenn es im Einzelfall andere Verantwortliche für die Bearbeitung von Personendaten gibt.
2. Bearbeitete schützenswerte Daten und Bearbeitungszwecke
Im Rahmen eines Mandatsverhältnisses bearbeiten wir folgende schützenswerte Daten:
- Klientendaten und Daten für die Mandatsverwaltung: wie namentlich Vor- und Nachname sowie Kontaktangaben der Ansprechpersonen, Position und Titel, zugehöriges Unternehmen / Stelle, Branche, allfällige Querverbindungen (z. B. Gesellschafterin/Gesellschafter oder nahestehende Personen) und weitere Hintergrundinformationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister), allfällige zuweisende Person, Inhalte von Anfrage und Mandat, Gegenparteien und deren Vertreterin/Vertreter sowie weitere Angaben zur Prüfung allfälliger Interessenkonflikte.
- Mandatsdaten: dazu gehören namentlich die Kommunikation mit Klientinnen/Klienten, Gerichten, Anwältinnen/Anwälten, Beraterinnen/Beratern, Notarinnen/Notare und Dritten, Beratungsdokumentation, Informationen, die uns im Rahmen unserer Dienstleistungen von oder für die Klientinnen/Klienten, von Gegenparteien, Gerichten, Behörden und weiteren Verfahrensbeteiligten bekanntgegeben werden oder die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen erstellen.
- Leistungs- und Abrechnungsdaten: Angaben über die von uns erbrachten und abgerechneten Leistungen, Rechnungsdaten, Leistungsnachweise, Rechnungen, Zahlungen, Bankverbindungen.
- Ergänzende Informationen: Informationen im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Newsletter und Teilnahme an unseren Veranstaltungen und weitere Informationen, die uns die Klientinnen/Klienten zur Verfügung stellen.
Wir bearbeiten die schützenswerten Daten hauptsächlich, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren, abzurechnen und zu verbessern.
Dazu gehört die Bearbeitung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z. B. zur Prüfung allfälliger Interessenkonflikte) und zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen. Wir bearbeiten die Personendaten unserer Klientinnen/Klienten auch, um mit ihnen zu kommunizieren, Anfragen zu beantworten und ihnen Newsletter, Informationen über unsere Kanzlei und Einladungen zu Anlässen, Kursen, Konferenzen oder Vorträgen zuzustellen.
Wir entscheiden selbst über eine zur Mandatserfüllung zweckmässige Dossierführung. Wir führen neben Papierakten auch ein elektronisches Dossier. Dies kann insbesondere Adress- und Leistungsabrechnungsdaten, E-Mail-Verkehr sowie Kopien aller erhaltenen aus ausgehenden Dokumenten umfassen. Es ist für alle Mitarbeitende und Hilfspersonen der Kanzlei zugänglich.
Originalakten (z. B. Urteile, Verträge, eingehende Korrespondenz) werden der Klientin/dem Klienten in der Regel direkt weitergeleitet; diese Kommunikation erfolgt, soweit von der Klientschaft nicht ausdrücklich anders gewünscht in elektronischer Form. Wir stellen der Klientin/dem Klienten zudem Kopien der in elektronischer Form geführten Korrespondenz – auf Wunsch auch in Papierform – zur Verfügung. Die Klientin/der Klient ist für die Aufbewahrung der ihr/ihm zugestellten Dokumente alleine verantwortlich. Über die vollständige Übergabe dieser Dokumente hinaus hat die Klientin/der Klient keinen Anspruch auf Führung oder Archivierung von Dossiers.
Um den eigenen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen (insbesondere gegenüber der Steuerverwaltung), bewahren wir bestimmte Dokumente (z. B. Honorarrechnungen) in der Regel zehn Jahre über den Abschluss eines Mandats hinaus auf. Im Hinblick auf mögliche Anschlussfragen sind wir auch berechtigt, Dossiers ganz oder teilweise länger aufzubewahren.
Wir können die Wartung oder den Betrieb unserer Informatiksysteme an Dritte auslagern. Wir stellen sicher, dass alle Anforderungen des Berufs- und des Datenschutzrechts erfüllt werden. Soweit beigezogene Dritte im Rahmen ihrer Arbeiten Einblick in schützenswerte Daten erhalten könnten, werden sie vorgängig zur Geheimhaltung verpflichtet.
3. Weitergabe von Personendaten
Wir geben keine Personendaten ohne Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter, ausser, dies erfolgt im Zusammenhang mit der Mandatsbearbeitung oder ist für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich. Insbesondere können im Rahmen der Mandatsbearbeitung Informationen an Gerichte und Behörden, Gegenparteien, Korrespondenzanwältinnen/Korrespondenzanwälte, Rechtsschutzversicherungen und sonstige Sachverständige weitergegeben werden.
Zudem können wir Personendaten an Auftragsdatenbearbeitende weitergeben, insbesondere an IT-Provider und andere Anbieterinnen/Anbieter, die IT-Applikationen zur Verfügung stellen (z. B. Kollaborationsplattformen) oder Support und andere Dienstleistungen für die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke in unserem Auftrag erbringen.
4. Rechte der Betroffenen
Personen, über die wir Daten bearbeiten, haben das Recht, in den Schranken des Berufsgeheimnisses gemäss Art. 26 Abs. 1 lit. a DSG, die Auskunft gemäss Art. 25 Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020, zu verlangen. Soweit unsere Bearbeitung auf Einwilligung beruht, hat jede/jeder Betroffene das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Betroffene Personen können überdies die weiteren Rechte gemäss dem anwendbaren schweizerischen Datenschutzgesetz geltend machen. Für die Ausübung solcher Rechte können sich die betroffenen Personen an die oben unter Ziff. 1 erwähnte Adresse wenden. Wir werden diese Gesuche im Einklang mit dem anwendbaren schweizerischen Datenschutzgesetz bearbeiten und können diese gemäss den gesetzlichen Regelungen auch ablehnen oder nur eingeschränkt erfüllen.
Eine betroffene Person hat zudem die im Datenschutzgesetz vorgesehene Möglichkeit, den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu kontaktieren (www.edoeb.admin.ch).
5. Anpassungen dieser Datenschutzerklärung
Es kann sein, dass von Zeit zu Zeit Anpassungen dieser Datenschutzerklärung nötig sind, zum Beispiel, wenn das Gesetz oder die Art, wie wir schützenswerte Daten bearbeiten, ändern. In diesem Fall wird die neue Version auf unserer Webseite veröffentlicht.
Fassung vom 05.09.2023